Für Personio und Google Workspace
Mit idenflow wird jeder Eintritt, Wechsel und Austritt in Personio zum Plan für Google Workspace, ohne Ticket dazwischen. Sie entscheiden, was auf Freigabe wartet.
| Person | PersonioPersonalakte | Google WorkspaceKonten, Gruppen, OUs |
|---|---|---|
| Anna Schmidt | aktiv | Konto aktiv |
| Felix Schäfer | aktivausgetretenletzter Arbeitstag 14.11. | Konto aktivKonto gesperrt |
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Plan · Austritt · 14.11., MEZ
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| Sophie Wagner | aktiv | Konto aktiv |
Audit-Log
Heute
Was HR in Personio einträgt, kommt in Google Workspace nur an, wenn jemand daran denkt.
HR trägt den Austritt in Personio ein.
Jemand schreibt ein Ticket, oft vertraulich.
Jemand anderes liest es, wenn Zeit ist.
Die IT setzt alles von Hand um.
Ein Schritt fehlt: Das Konto bleibt aktiv.
Mit idenflow
Für idenflow ist der Eintrag in Personio die Nachricht an die IT.
HR trägt Eintritt, Wechsel oder Austritt wie gewohnt ein.
Jede Abweichung erscheint als Änderung, mit altem und neuem Wert.
Neue Regeln warten auf Ihre Freigabe. Regeln auf „Automatisch“ schreiben ohne Klick.
Jeder Schritt steht im Audit-Log: wann, durch wen, Person oder System.
Zu Ihrem Termin meldet der Ablauf überall ab, entfernt Lizenzen und sperrt das Konto.
Clara Kochletzter Arbeitstag 21.11.
Konto gesperrt
Das Konto entsteht zu Ihrem Termin, mit Gruppen aus Ihren Regeln.
Emilia Kleinemilia.klein
startklar
Ihre Regeln planen Gruppen, OU und Führungskraft neu.
Hannah ZimmermannAbteilungSales → Marketing
Schematisch, mit erfundenen Daten.
Rechner
Mit Ihren Zahlen, gerechnet in Ihrem Browser; gespeichert oder gesendet wird nichts.
11 Tage
hatten Ausgetretene nach Ihren Angaben im Jahr zusammengerechnet noch Zugriff auf Ihr Google Workspace.
So gerechnet: 15 Austritte × 1 von 10 × 7 Tage · Alle Annahmen und Quellen
Demo
Mit erfundenen Daten, auf Englisch und ohne Anmeldung; was Sie dort tun, wird nicht gesendet.
Justus-Constantin Weidhaus
Gründer von idenflow.com
Weidhaus, ein Einzelunternehmen in Deutschland
LinkedIn
Warum es idenflow gibt
Seit mehr als acht Jahren arbeite ich mit Google Workspace, für Unternehmen wie HelloFresh: zuerst als IT-Manager, später als Product Owner. Heute richte ich Google Workspace als Freelancer für neue Kunden ein und betreue es.
Bei HelloFresh habe ich erlebt, wie schnell ein Unternehmen wachsen kann:
rund 5.000 Beschäftigte, als ich anfing, und 25.000 Nutzerkonten, als ich ging.
Allein in Deutschland kamen je nach Monat etwa 50 Menschen dazu, 10 bis 25 gingen. Von Hand ist jeder dieser Fälle ein Ticket: anlegen, lesen, in der Admin-Konsole umsetzen. Dabei wird leicht etwas vergessen. Und ein zu spät umgesetzter Austritt ist ein Sicherheitsrisiko.
Über die Jahre habe ich IT administriert, geleitet und automatisiert, immer in enger Abstimmung mit HR und der Geschäftsführung. Personio kenne ich aus der Arbeit mit HR, Google Workspace aus der Administration.
So habe ich die Lücke gesehen: Personio weiß, wer kommt, wechselt und geht. In Google Workspace muss es jemand umsetzen. Und für diese Übergabe ist niemand zuständig.
Bei meinem nächsten Arbeitgeber, wieder mit Personio und Google Workspace, habe ich angefangen, diese Lücke zu schließen. Dort lief eine rudimentäre Version von idenflow, die ich zwischenzeitlich aufgesetzt hatte: Google folgte Personio, ohne Ticket dazwischen.
Daneben lief mein eigenes Werkzeug, das Mail und Drive Ausgetretener aus Google Vault sichert, bevor die Lizenz geht. Stand November 2026 hat es 267 von 269 Konten abgeschlossen und dabei 5,2 TB in rund 4,8 Millionen Mails und Dateien gesichert. Die frei gewordenen Lizenzen kosteten rund 29.800 € im Jahr.
Mein Ziel ist es, so vielen Unternehmen wie möglich die Zeit für diese Tickets zu sparen, damit sie sich auf das Wichtige konzentrieren können. Deshalb habe ich idenflow von Grund auf neu gebaut: für viele Unternehmen, nicht nur für eines.
Ich entwickle und betreibe es selbst. Wenn Sie anfragen, sprechen Sie mit mir.
Kostenloser Abgleich
Sie verbinden Personio und Google Workspace und sehen, wo beide nicht übereinstimmen.
Stand: Gebaut und getestet, aber noch bei keinem Kunden im Einsatz. Den kostenlosen Abgleich bieten wir an, sobald idenflow im Betrieb läuft; anfragen können Sie ihn schon jetzt. Wann idenflow verfügbar ist, erfahren Sie über die Warteliste.
Preise nennen wir während der Pilotphase auf Anfrage. Schreiben Sie uns über das Formular. Was bei Ihnen heute durchrutscht, rechnen Sie oben mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Nein. Die Verbindung läuft direkt von Personio zu Google Workspace. Single Sign-on und Mehr-Faktor-Anmeldung für andere Apps bietet idenflow nicht; dafür bleibt eine Identitätsplattform das passende Werkzeug.
Doch, mit allgemeinen Automatisierungswerkzeugen. Freigaben, Sicherheitsgrenzen und Protokoll bauen Sie dann in jeden Ablauf selbst ein, und eigene API-Aufrufe pflegt, wer sie gebaut hat, wenn sich Personio oder Google ändern. In idenflow sind alle drei eingebaut.
Personio ist die Vorlage, also wird ein falscher Wert zur geplanten Änderung. Steht die Regel auf „Prüfen“, lehnen Sie sie ab; sie kommt nicht wieder, solange sich nichts ändert. Korrigiert wird in Personio.
Aus Personio Stammdaten wie Name, Status, Eintritts- und Austrittsdaten, Abteilung und Vorgesetzte; aus Google eine Kopie des Verzeichniseintrags jedes Kontos. Für Datenschutz und Betriebsrat erzeugt idenflow eine Systembeschreibung aus Ihrer Konfiguration.
Die Oberfläche ist derzeit auf Englisch. E-Mail-Vorlagen legen Sie pro Sprache an; jede Person bekommt die Vorlage in ihrer Sprache, sonst die englische.
